1. Quan điểm cơ bản

Pháp nhân hành chính độc lập - Tổ chức hỗ trợ Sinh viên Nhật Bản (sau đây gọi là "tổ chức này") thu thập, xử lý cẩn thận, cũng như nỗ lực quản lý và vận hành phù hợp đối với dữ liệu cá nhân của người dùng trang web này - được áp dụng Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) 2016/679 của khu vực Châu Âu trong phạm vi cần thiết để vận hành tốt các dịch vụ được cung cấp trên Trang thông tin về Du học Nhật Bản (sau đây gọi là "trang web này").

Chính sách quyền riêng tư này (sau đây gọi là "chính sách này") mô tả về việc xử lý dữ liệu cá nhân của người dùng ở Vương quốc Anh và khu vực Châu Âu bao gồm các nước thành viên EU, Na Uy, Iceland và Liechtenstein (sau đây gọi là "EEA") trong các dịch vụ do tổ chức này cung cấp. Đối với việc xử lý thông tin cá nhân của người dùng ở ngoài Vương quốc Anh và ngoài khu vực EEA, vui lòng tham khảo chính sách quyền riêng tư của trang web này.

2. Phạm vi của thông tin cá nhân được xử lý

Khi sử dụng các dịch vụ do tổ chức này cung cấp, người dùng có thể được yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân. Ngoài ra, dữ liệu cá nhân đã cung cấp sẽ được sử dụng trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng, đồng thời không được sử dụng cho các mục đích khác ngoài mục đích sử dụng mà không có sự đồng ý của người dùng.

1. Trong số các dịch vụ do tổ chức này cung cấp, sau đây là ví dụ về các dịch vụ mà người dùng có thể được yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân.
   Đăng ký tham dự các sự kiện như hội chợ, hội thảo Liên hệ Các dịch vụ khác do tổ chức này cung cấp (bất kể là trực tuyến hay ngoại tuyến)
2. Ví dụ về thông tin cá nhân cần cung cấp: Họ tên Đơn vị trực thuộc (tên trường, v.v) Quốc tịch Nơi cư trú Địa chỉ email Các thông tin khác cần thiết để cung cấp dịch vụ

3. Mục đích của việc xử lý thông tin cá nhân

Tổ chức này sử dụng thông tin cá nhân có được liên quan đến người dùng cho những mục đích sau đây. Tổ chức này sử dụng dữ liệu cá nhân của người dùng chỉ trong phạm vi cần thiết để đạt được những mục đích này.

1. Tiếp nhận ý kiến, liên hệ từ người dùng và phản hồi đối với những ý kiến, liên hệ này
2. Để triển khai và vận hành dịch vụ, sự kiện mà người dùng đã đăng ký.
3. Để triển khai phiếu điều tra và nắm bắt kết quả liên quan đến dịch vụ, sự kiện mà người dùng đã tham gia
4. Để gửi thông tin hướng dẫn về sự kiện của tổ chức này
5. Để cải thiện dịch vụ của tổ chức này sao cho người dùng dễ sử dụng hơn
6. Để phân tích, thống kê liên quan đến người dùng dịch vụ của tổ chức này
7. Để đạt mục đích sử dụng đã được minh thị khi nhận thông tin cá nhân của người dùng

4. Cookies và Google Analytics

Trong trường hợp sử dụng trang web này, cookie đang được sử dụng cho mục đích xác thực người dùng, xác nhận trạng thái đăng nhập của người dùng và nâng cao sự tiện lợi cho người dùng.
Ngoài ra, trang web này ghi lại nhật ký truy cập như địa chỉ IP của người dùng đã truy cập, ngày giờ truy cập, nguồn liên kết, tệp đã truy cập, trình duyệt đang sử dụng nhằm mục đích cải thiện trang web này sao cho người dùng dễ sử dụng hơn, việc ghi chép này sử dụng nhật ký được lưu trữ tự động trên máy chủ, cùng với cookie và công nghệ "web beacon" của Google Analytics, một dịch vụ của Google.

Bên cạnh đó, trang web này đang sử dụng chức năng chia sẻ nội dung được cung cấp bởi các mạng xã hội (social media) như Twitter, Facebook và chức năng phân phối video của YouTube.
Do đó, cookie đang được sử dụng để theo dõi thông tin được phát hành bởi bên thứ ba như các mạng xã hội, thông tin do người dùng cung cấp, hoặc thu được từ lịch sử sử dụng của người dùng.

Ngoài ra, tổ chức này phân tích mối quan tâm của người dùng dựa trên lịch sử hành vi của người dùng trên trang web này, chẳng hạn như ngày giờ truy cập, tệp đã truy cập, nhằm mục đích cung cấp những thông tin hữu ích đối với người dùng.
Vui lòng tham khảo liên kết bên dưới để xem mô tả chi tiết về cách sử dụng cookie và cài đặt cookie.

Chính sách Cookie

5. Xử lý hợp pháp

Tổ chức này sẽ tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân của người dùng chỉ trong các trường hợp được pháp luật công nhận. Dựa vào các căn cứ dưới đây, tổ chức này xử lý dữ liệu cá nhân của người dùng.

1. Sự chấp thuận: Trường hợp tổ chức này đã nhận được sự đồng ý của người dùng về việc xử lý dữ liệu cá nhân.
   Bằng cách biểu thị ý chí đồng ý với chính sách bảo mật này, người dùng đã đồng ý với việc xử lý dữ liệu cá nhân của JASSO.
2. Thực hiện các nghĩa vụ trên hợp đồng: Trường hợp cần xử lý dữ liệu cá nhân của người dùng để thực hiện hợp đồng mà tổ chức này đã ký kết với người dùng.
3. Nghĩa vụ pháp lý: Trường hợp Tổ chức này cần tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý
4. Lợi ích hợp pháp: Trường hợp việc xử lý dữ liệu cá nhân của người dùng là cần thiết cho lợi ích hợp pháp mà tổ chức này hoặc bên thứ ba mưu cầu. Tuy nhiên, ngoại trừ trường hợp lợi ích và quyền cơ bản của người dùng được ưu tiên hơn các quyền lợi trên.

6. Cung cấp thông tin được xử lý

Tổ chức này có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân của người dùng với những người nhận thuộc các nhóm sau:

1. Nhà cung cấp dịch vụ: Nhà cung cấp dịch vụ bao gồm các công ty thuộc bộ phận IT như Dịch vụ internet, Dịch vụ đám mây, Bảo mật và Phân tích dữ liệu.
2. Đơn vị nhận ủy thác nghiệp vụ: Trường hợp cần thiết phải xử lý dữ liệu cá nhân để thực hiện nghiệp vụ khi tổ chức này ủy thác nghiệp vụ cho bên thứ ba.
3. Các tổ chức đồng tổ chức, tài trợ, hợp tác cho các sự kiện mà người dùng đã tham gia: Tổ chức đồng tổ chức, tài trợ, hợp tác bao gồm các cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài và các cơ quan trực thuộc chính phủ.

7. Chuyển giao thông tin cá nhân bên ngoài khu vực

ữ liệu cá nhân liên quan đến người dùng do tổ chức này nắm giữ có thể được chuyển giao cho bên thứ ba bên ngoài khu vực EEA hoặc bên ngoài Vương quốc Anh và được lưu trữ bởi bên thứ ba đó.
Nếu tổ chức này chuyển giao dữ liệu cá nhân của người dùng cho bên thứ ba bên ngoài khu vực EEA hoặc bên ngoài Vương quốc Anh, phải đảm bảo rằng khu vực được chuyển giao đã được Ủy ban Châu Âu hoặc Chính phủ Vương quốc Anh công nhận để đảm bảo mức độ bảo vệ đầy đủ đối với quyền và tự do mà người dùng sở hữu liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình.
Việc chuyển giao dữ liệu cá nhân cho Nhật Bản sẽ dựa trên Quyết định về mức độ thoả đáng liên quan đến việc chuyển giao dữ liệu xuyên biên giới mà Nhật Bản đã đạt được. Vui lòng xem trang web của Ủy ban Châu Âu để biết nội dung Quyết định về mức độ thoả đáng của Nhật Bản.

Trang web của Ủy ban châu Âu

8. Thời gian lưu trữ

Tổ chức này lưu trữ dữ liệu cá nhân đã thu thập liên quan đến người dùng trong thời gian cung cấp dịch vụ.
Sau khi kết thúc thời gian cung cấp dịch vụ, dữ liệu cá nhân liên quan đến người dùng không cần lưu trữ nữa sẽ được xóa.
Thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân mà tổ chức này đã thu thập sẽ khác nhau tùy từng loại dữ liệu cá nhân và dữ liệu cá nhân sẽ chỉ được lưu trữ trong khoảng thời gian cần thiết cho mục đích xử lý tương ứng với từng loại.
Tuy nhiên ngoại trừ trường hợp dữ liệu cá nhân phải được lưu trữ trong khoảng thời gian dài hơn dựa trên Pháp luật thì trong trường hợp này dữ liệu cá nhân đó sẽ tiếp tục được lưu trữ trong khoảng thời gian luật định.

9. Biện pháp đảm bảo an toàn

Tổ chức này thực hiện các biện pháp cần thiết nhằm ngăn chặn rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin xử lý và quản lý đúng cách các thông tin xử lý khác.
Hoạt động vận hành trang web này có thể được ủy thác bên ngoài. Tuy nhiên, trong trường hợp đó, đơn vị được ủy thác cũng phải tuân thủ GDPR, các luật và quy định liên quan, đồng thời thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn chặn rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin xử lý và quản lý đúng cách các thông tin xử lý khác.

10. Phạm vi áp dụng

Tổ chức này không thể quản lý thông tin cá nhân của người dùng trên các trang web không thuộc quyền quản lý của tổ chức này, chẳng hạn như trang web của các tổ chức và trường học đang được liên kết từ trang web này.
Các trang web đang được liên kết cũng có thể thu thập thông tin cá nhân của người dùng một cách độc lập, vì thế chúng tôi khuyến nghị người dùng nên chú ý khi sử dụng thông tin cá nhân của mình cũng như xác nhận chính sách quyền riêng tư của mỗi trang web.

11. Quyền của chủ thể dữ liệu

Người dùng có các quyền sau đây đối với dữ liệu cá nhân do tổ chức này nắm giữ liên quan đến người dùng.

1. Quyền lấy thông tin về việc xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến người dùng và quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân do tổ chức này nắm giữ liên quan đến người dùng.
2. Quyền yêu cầu tổ chức này chỉnh sửa nếu dữ liệu cá nhân của người dùng không chính xác hoặc không đầy đủ.
3. Quyền yêu cầu tổ chức này xóa dữ liệu cá nhân của người dùng trong một số tình huống nhất định. Bao gồm những tình huống dưới đây và không giới hạn chỉ trong các trường hợp đó.
   Trường hợp tổ chức này không còn cần thiết phải lưu trữ dữ liệu cá nhân của người dùng cho mục đích thu thập dữ liệu cá nhân.
   Trường hợp người dùng rút lại sự đồng ý trong khi tổ chức này chỉ có thể xử lý dữ liệu cá nhân dựa trên sự đồng ý của người dùng.
   Trường hợp người dùng có khiếu nại đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân do tổ chức này thực hiện trên cơ sở lợi ích hợp pháp và lợi ích hợp pháp của tổ chức này không ưu tiên hơn lợi ích, quyền và tự do của bản thân người dùng.
4. Quyền yêu cầu tổ chức này giới hạn việc xử lý dữ liệu cá nhân của tổ chức này trong một số tình huống nhất định.
   Bao gồm những tình huống dưới đây và không giới hạn chỉ trong các trường hợp đó.
   Trường hợp người dùng đưa ra khiếu nại về tính chính xác của dữ liệu cá nhân của mình (chỉ trong khoảng thời gian cần thiết để tổ chức này xác nhận tính chính xác của dữ liệu cá nhân đó).
   Trường hợp tổ chức này không cần sử dụng dữ liệu cá nhân, ngoại trừ trường hợp đệ trình mang tính pháp lý, thực thi hoặc bảo vệ đối với việc thực thi đó.
   Trường hợp người dùng có khiếu nại đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân do tổ chức này thực hiện trên cơ sở lợi ích hợp pháp (Chỉ trong khoảng thời gian cần thiết để đánh giá xem lợi ích hợp pháp của tổ chức này có được ưu tiên lên trên lợi ích, quyền và tự do của người dùng hay không.)
5. Quyền khiếu nại đối với tổ chức này về việc xử lý dữ liệu cá nhân của người dùng.
6. Quyền tiếp nhận dữ liệu cá nhân bằng định dạng có cấu trúc, được sử dụng phổ biến và định dạng máy có thể đọc được trong trường hợp không có căn cứ khác được áp dụng, và/hoặc quyền yêu cầu tổ chức này chuyển giao trực tiếp dữ liệu cá nhân đó cho người tiếp nhận trong phạm vi có thể thực hiện về mặt kỹ thuật khi xử lý dữ liệu cá nhân trên cơ sở có sự đồng ý của người dùng.
   Xin lưu ý rằng quyền này chỉ được công nhận đối với dữ liệu cá nhân do chính người dùng cung cấp cho tổ chức này.
7. Người dùng có quyền rút lại sự đồng ý đối với xử lý dữ liệu cá nhân vào bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên trong trường hợp có thể dựa trên các căn cứ pháp lý khác, xin hãy lưu ý rằng tổ chức này vẫn có thể tiếp tục xử lý dữ liệu cá nhân của người dùng.

Bằng cách liên hệ đến địa chỉ liên hệ của tổ chức này được nêu trong mục 14, người dùng có thể thực hiện các quyền của mình. Trong trường hợp người dùng cho rằng quyền của mình đã bị tổ chức này xâm phạm, người dùng có thể đệ đơn khiếu nại lên Cơ quan bảo vệ dữ liệu.

12. Lưu ý

Ở một số dịch vụ mạng xã hội (SNS), khi bạn mở một trang web có "nút" SNS, ngay cả khi bạn không nhấn "nút" đó, những thông tin như ID người dùng và trang web bạn đang truy cập có thể được gửi tự động từ trang web đến SNS.
Để biết chi tiết, vui lòng xem "Lưu ý dành cho người dùng SNS" (trang web của Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân).

Lưu ý dành cho người dùng SNS

Để biết chính sách quyền riêng tư của các dịch vụ truyền thông mạng xã hội khác đang được sử dụng trên trang web này, vui lòng xác nhận trên trang web của từng công ty.

13. Cập nhật Chính sách quyền riêng tư này

Trong trường hợp thay đổi chính sách quyền riêng tư này, tổ chức này sẽ công bố chính sách quyền riêng tư đã thay đổi trên trang web này và cập nhật ngày sửa đổi.

14. Địa chỉ liên hệ

Nếu bạn có câu hỏi liên quan đến chính sách bảo mật này, việc thực hiện quyền của người dùng hoặc các vấn đề khác liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ đến địa chỉ bên dưới.

Ban hành ngày 15 tháng 10 năm 2021