1. Dasar Pemikiran

Untuk mengoperasikan layanan yang disediakan di JASSO (selanjutnya disebut "Lembaga ini") dan website Study in Japan ini (selanjutnya disebut "Website ini") dengan baik, kami akan mengumpulkan data pribadi pengguna website ini sesuai dengan Peraturan Perlindungan Data Umum No. 2016/679 (GDPR) yang berlaku di wilayah Eropa dan akan mengelola dengan hati-hari dan melakukan pengoperasian dan pengaturan dengan benar.

Kebijakan privasi ini (selanjutnya disebut "Kebijakan privasi ini") adalah penjelasan tentang pengelolaan data pribadi di dalam layanan yang disediakan oleh Lembaga ini bagi pengguna yang tinggal di wilayah Eropa (selanjutnya disebut sebagai "EEA"), seperti negara-negara anggota Uni Eropa, Norwegia, Islandia dan Liechtenstein, serta Inggris Raya Mengenai pengunaan informasi pribadi pengguna yang tinggal di luar kawasan Eropa (EEA) maupun yang tinggal diluar Inggris Raya, silakan merujuk pada kebijakan privasi yang ada pada website ini.

2. Ruang Lingkup Pengunaan Data Pribadi

Ketika Anda menggunakan layanan yang disediakan oleh lembaga ini, mungkin Anda akan diminta untuk menyerahkan data pribadi pengguna.
Untuk mencapai tujuan penggunaan, data pribadi yang diserahkan hanya akan digunakan dalam lingkup yang dibutuhkan dan data pribadi tidak akan di gunakan di luar tujuan penggunaan tanpa persetujuan dari pengguna.

1. Dalam beberapa layanan yang disediakan oleh lembaga ini, ada beberapa fitur yang meminta pengguna untuk menyerahkan data pribadi, seperti yang ada di bawah ini.
   Pendaftaran untuk mengikuti event-event, seminar, pameran dan lain-lain
   Pertanyaan
   layanan lainnya yang disediakan oleh lembaga ini ( baik online ataupun offline).
2. Contoh informasi pribadi yang yang perlu diserahkan seperti
   nama,
   nama perusahaan (nama sekolah),
   negara, alamat tempat tinggal,
   alamat e-mail
   dan data pribadi lainya yang dibutuhkan dalam layanan Lembaga ini.

3. Tujuan Penggunaan Data Pribadi

Lembaga ini menggunakan data pribadi pengguna untuk tujuan seperti di bawah ini demi mencapai tujuan-tujuan di bawah ini. Lembaga ini akan mengunakan infromasi pribadi pengguna di dalam ruang lingkup yang dibutuhkan.

1. Penerimaan pertanyaan dan pendapat dari pengguna serta menjawab pertanyaan dan pendapat dari pengguna.
2. Untuk mengoperasikan dan melaksanakan event dan layanan yang telah didaftarkan oleh pengguna.
3. Untuk memahami hasil dan pelaksanaan angket terkait event atau layanan yang diikuti oleh pengguna.
4. Untuk mengirim informasi terkait event dan lain-lain yang diadakan oleh lembaga.
5. Untuk mengingkatkan pelayanan lembaga ini supaya dapat lebih mudah digunakan oleh para penggunanya.
6. Pengumpulan data statistik dan analisis terkait pengguna layanan lembaga ini.
7. Selain itu, untuk tercapainya tujuan penggunaan yang telah dijelaskan saat memperoleh informasi pribadi dari pengguna.

4. Cookies dan Google Analytics

Pada website ini kami akan menggunakan cookies dengan tujuan untuk autentifikasi user pengguna, mengonfirmasi keadaan login pengguna, dan untuk meningkatkan kenyamanan bagi para pengguna Lalu, dengan bertujuan untuk memperbaiki website ini supaya lebih mudah diakses oleh pengguna, kami akan mencatat semua access log seperti IP address yang diakses oleh pengguna, hari dan waktu mengakses website ini, link, file yang diakses, serta browser yang digunakan untuk mengakses serta mengunakan cookie, log yang tersimpan otomatis di server dan teknologi seperti "Web Beacon" dari Google Analytics yang merupakan layanan dari perusahaan google.

Selain itu, website ini mengunakan fitur berbagi konten yang disediakan oleh sosial media, seperti Twitter, Facebook dan lain-lain serta fitur pengiriman video dari Youtube.
Oleh karena itu, website ini menggunakan cookie yang digunakan untuk memantau informasi yang didapat dari riwayat penggunaan oleh pengguna serta informasi yang disediakan oleh pengguna maupun informasi yang dikeluarkan oleh pihak ketiga dari sosial media tersebut.

Dan dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang bermanfaat bagi pengguna, lembaga ini akan menganalisis hal-hal yang diminati penguna dengan memanfaatkan riwayat perilaku pengguna pada website ini seperti file yang diakses maupun hari dan waktu mengakses website ini.
Untuk pengaturan cookie maupun penjelasan detail tentang pengunaan cookie, silakan merujuk link di bawah ini.

Kebijakan Cookie

5. Pengelolaan secara Hukum

Data pribadi pengguna akan dikelola oleh Lembaga ini jika hanya disetujui oleh hukum dan Lembaga ini akan mengelola data pribadi pengguna berdasarkan alasan di bawah ini.

1. Persetujuan: Apabila Lembaga ini memperoleh persetujuan dari pengguna untuk pengelolaan data pribadi Apabila pengguna menyetujui Kebijakan Privasi ini, hal ini berarti pengguna menyetujui pengelolaan data pribadi oleh JASSO.
2. Pelaksanaan kewajiban perjanjian: Apabila Lembaga ini dalam melaksanakan perjanjian yang dibuat dengan pengguna membutuhkan pengelolaan data pribadi pengguna
3. Kewajiban hukum: Apabila lembaga ini diharuskan mematuhi kewajiban hukum.
4. Kepentingan Bersama: Apabila pengelolaan data pribadi dibutuhkan untuk kepentingan bersama yang diharapkan oleh lembaga ini atau pihak ketiga. Akan tetapi, pengecualian jika kepentingan dan hak dasar pengguna diprioritaskan dari kepentingan di atas.

6. Penyerahan Informasi untuk Ditangani

Lembaga ini bisa membagikan data pribadi pengguna kepada pihak-pihak seperti di bawah ini:

1. Provider Layanan: Provider layanan di sini termasuk perusahaan yang bergerak di bidang IT, seperti layanan internet, layanan cloud, keamanan, dan analisis data.
2. Perusahaan alih daya: Apabila Lembaga ini dalam melakukan alih daya kegiatan bisnis ke Pihak ketiga dibutuhkan pengelolaan data pribadi.
3. Lembaga penyelenggara, sponsor, maupun pihak-pihak yang bekerja sama dalam penyelenggaraan event yang diikuti oleh pengguna: penyelenggara, sponsor, dan pihak-pihak yang bekerja sama di sini termasuk instansi pemerintahan maupun instansi kedutaan luar negeri.

7. Pemindahaan Data Pribadi ke Luar Wilayah

Ada kemungkinan data pribadi pengguna yang dimiliki oleh Lembaga ini dipindahkan ke Pihak ketiga di luar wilayah EEA dan Inggris Raya maupun disimpan oleh Pihak ketiga tersebut.
Apabila Lembaga ini memindahkan data pribadi pengguna ke wilayah di luar EEA maupun Inggris Raya, wilayah yang menjadi tujuan pemindahan data pribadi tersebut harus menjamin bahwa hak dan kebebasan data pribadi yang dimiliki pengguna dijaga dengan level penjagaan yang sudah diverifikasi(disetujui) oleh pihak pemerintah Inggris Raya maupun komite Uni Eropa.

Pemindahan data pribadi ke Jepang dilakukan sesuai dengan verifikasi resmi pemindahan data lintas negara yang didapat oleh Jepang. Mengenai isi dari verifikasi resmi pemerintah Jepang, silakan lihat website Komite Uni Eropa.

Website Komite Uni Eropa

8. Jangka Waktu Penyimpanan

Lembaga ini akan meyimpan data pribadi yang dikumpulkan dari pengguna selama waktu layanan diberikan.
Setelah waktu layanan yang diberikan selesai, data pribadi pengguna yang sudah tidak diperlukan lagi akan dihapus.
Jangka waktu penyimpanan data pribadi yang dikumpulkan oleh lembaga ini berbeda-beda bergantung pada jenis data pribadi tersebut dan data pribadi disimpan hanya dalam jangka waktu yang diperlukan untuk tujuan pengelolaan data yang disesuaikan dengan jenis data pribadi tersebut.
Namun, pengeculian apabila ada kewajiban hukum untuk menyimpan data pribadi tersebut lebih lama sehingga dalam hal ini data pribadi akan disimpan terus menerus selama jangkan waktu yang sudah diwajibkan oleh hukum.

9. Tindakan Penjagaan Keamanan

Untuk mencegah terjadinya kebocoran, kehilangan , dan kerusakan terhadap informasi yang dikelola, maka kami akan mengambil langkah-langkah yang di diperlukan untuk mengelola informasi tersebut dengan benar.
Pengoperasian website ini bisa dialihdayakan ke pihak luar sehingga dalam hal ini perusahaan alih daya harus mematuhi GDPR maupun hukum yang terkait dan melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mengelola dengan benar informasi dan untuk mencegah kehilangan, kerusakan, ataupun kebocoran informasi yang dikelola.

10. Ruang Lingkup

Website yang ditautkan pada website ini, seperti website sekolah maupun website suatu lembaga yang bukan di bawah manajemen Lembaga ini, maka informasi pribadi pengguna tidak bisa dikelola oleh Lembaga ini.
Harap berhati-hati saat menggunakan informasi pribadi karena website yang ditautkan dapat mengumpulkan informasi pribadi secara mandiri. Oleh karena itu, kami menganjurkan Anda untuk memeriksa setiap kebijakan pribadi website.

11. Hak-hak Subjek Data

Pengguna mempunyai hak terhadap data pribadi yang disimpan oleh Lembaga ini seperti hak-hak di bawah ini

1. Hak untuk mendapatkan informasi terhadap pengelolaan data pribadi yang terkait dengan pengguna maupun hak untuk mengakses data pribadi yang berhubungan dengan pengguna yang disimpan oleh Lembaga ini.
2. Hak mengajukan perbaikan terhadap Lembaga ini jika ada ketidaksesuaian atau ketidaklengkapan dengan data pribadi pengguna.
3. Hak untuk mengajukan penghapusan data pribadi pengguna ke Lembaga ini di dalam kondisi tertentu. Kondisi di bawah ini juga termasuk, tetapi tidak sebatas itu saja.
   Dengan melihat tujuan dari data pribadi yang dikumpulkan, apabila Lembaga ini sudah tidak perlu menyimpan data pribadi pengguna.
   Apabila dalam kondisi data pribadi hanya bisa dikelola oleh lembaga ini dengan persetujuan pengguna dan apabila pengguna mencabut persetujuan tersebut.
   Apabila pengguna menyatakan adanya keberatan terhadap Lembaga ini dalam melakukan pengelolaan data untuk kepentingan bersama karena kepentingan bersama dari lembaga ini tidak memprioritaskan kebebasan maupun hak dari kepentingan pengguna tersebut.
4. Hak untuk mengajukan pembatasan pengelolaan data pribadi yang dilakukan oleh Lembaga ini dalam kondisi tertentu.
   Kondisi di bawah ini juga termasuk, tetapi tidak sebatas itu saja.
   Apabila pengguna menyatakan adanya keberatan terhadap kebenaran dari data pribadi miliknya. (Lembaga ini membutuhkan waktu untuk melakukan pengecekan terhadap kebenaran hal tersebut.) Apabila Lembaga ini sudah tidak mengunakan data pribadi, kecuali jika digunakan untuk pengajuaan ,pembelaan maupun pelaksanaan terhadap tuntutan hukum.
   Apabila pengguna menyatakan adanya keberatan terhadap Lembaga ini dalam melakukan pengelolaan data untuk kepentingan bersama. (Lembaga ini membutuhkan waktu untuk memutuskan apakah kepentingan bersama dari Lembaga ini tidak memprioritaskan kebebasan dan hak dari kepentingan bersama pengguna.)
5. Hak untuk mengajukan keberatan terhadap pengelolaan data pribadi pengguna.
6. Meskipun pengelolaan data dilakukan berdasarkan persetujuan pengguna, apabila di dalam pengelolaan data tersebut tidak berhubungan dengan alasan yang tepat lainnya dan data pribadi diterima dalam bentuk terstruktur, yang dipakai oleh umum ataupun bisa dibaca oleh mesin, Lembaga ini mempunyai hak untuk mengajukan permintaan pemindahaan data pribadi secara langsung ke pada Pihak penerima selama itu bisa dikerjakan secara teknis.
   Harap diperhatikan bahwa hak-hak di atas hanya akan diterima jika hanya data pribadi tersebut secara pribadi diserahkan oleh pengguna langsung.
7. Hak untuk mencabut persetujuan mengenai pengelolaan data pribadi pengguna kapan pun. Namun, harap diperhatikan bahwa Lembaga ini dapat melanjutkan pengelolaan data pribadi pengguna apabila itu bisa dilakukan dengan alasan hukum.

Pengguna bisa menjalankan haknya dengan menghubungi kontak infromasi yang tertera di 14.
Pengguna bisa mengajukan keluhan kepada pihak otoritas perlindungan data apabila pengguna beranggapan bahwa Lembaga ini merugikan hak Pengguna.

12. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan

Pada beberapa layanan jejaring sosial (media sosial), apabila menjelajah website yang dilengkapi dengan (tombol ) media sosial, walaupun Anda tidak menekan (tombol) tersebut, informasi seperti ID pengguna dan situs web yang Anda akses akan secara automatis dikirim ke media sosial dari website. Untuk informasi lebih lengkap (hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pengguna media sosial), silakan lihat pada (Komisi Perlindungan Informasi Pribadi).

Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh semua pengguna media sosial

Silakan periksa situs web masing-masing operator mengenai layanan kebijakan privasi sosial media lainnya yang digunakan pada situs web ini.

13. Pembaharuan Kebijakan Privasi

Apabila Anda mengubah kebijakan privasi, lembaga akan memperbaharui dan memublikasikan kebijakan privasi yang telah diubah pada bagian atas website.

14. Kontak informasi

Apabila ada pertanyaan dengan hal-hal selain perlindungan data pribadi, pelaksanaan hak pengguna, dan kebijakan privasi ini, silakan hubungi kontak informasi di bawah ini.

Dibuat 15 Oktober 2021